콜라보와 사용하고 계신 캘린더를 연동하는 방법에 대해 안내해드립니다.
오프라인 미팅 및 전화 통화 저장 및 요약은 콜라보 모바일 앱을 통해 가능합니다.
콜라보에서는 공용 캘린더 연동을 현재 지원하고 있지 않습니다.
1. 구글 캘린더 연동하기2. Outlook 캘린더 연동하기3. 레코더봇 동작 로직 1) 레코더봇 참여 + 녹화 시작 조건2) 녹화 종료 조건3) Zoom 레코더 사용을 위한 세팅 방법4) 이미 생성된 Zoom 미팅의 설정 변경
1. 구글 캘린더 연동하기
- 콜라보에 로그인한 후, 좌측 하단 ‘연동’ 버튼을 클릭합니다.
- 계정 선택 이후 구글 캘린더에 콜라보 접근 권한을 허용하면, 캘린더 연동이 완료됩니다.
- Google Calendar 란에 ‘연동 해제하기’ 버튼이 표시되면, 이제 캘린더 연동이 완료되었습니다.
2. Outlook 캘린더 연동하기
구글 캘린더 연동 방식과 동일하게 Outlook 캘린더를 연동하실 수 있습니다.
- 콜라보 로그인 후, 좌측 하단 ‘연동’ 버튼을 클릭한 후 Outlook Calendar ‘연동하기’ 버튼을 클릭합니다.
- 연동하실 MS 계정으로 로그인합니다.
- Outlook 캘린더 연동이 완료되면, 이제 ‘연동 해제’ 버튼이 표시됩니다. 이 버튼이 나오면 연동이 완료된 것입니다.
3. 레코더봇 동작 로직
1) 레코더봇 참여 + 녹화 시작 조건
연동하신 캘린더의 일정에 Zoom / Google Meet 접속 주소가 있는 경우, 콜라보 레코더봇이 같이 입장하게 됩니다.
레코더봇 입장 후에는 자동으로 녹화를 진행하며, 입장 상세 조건은 아래를 참조해주세요.
- 구글 캘린더
레코더봇 입장 일정 예시 (일정 본문에 링크 포함)
레코더봇 입장 일정 예시 (구글밋 입장 버튼 포함)
레코더봇 입장 일정 예시 (위치 항목에 링크 포함)
- 아웃룩 캘린더
레코더봇 입장 일정 예시 (일정 본문에 링크 포함)
아웃룩으로 생성한 일정의 본문에 온라인 미팅 URL이 포함되어 있으면 콜라보에서 인식할 수 있습니다.
레코더봇 입장 일정 예시 (Teams 미팅 생성 시)
미팅 생성 시 Teams 모임 활성화
아웃룩에 생성된 일정에서 Teams 모임이 보인다면 콜라보가 일정을 인식할 수 있습니다.
레코더봇 입장 시간은 캘린더에 예약된 일정 시작 시간의 5분 전에 입장을 진행합니다.
예시)
- 캘린더 일정 시작 시간이 오후 2시인 경우, 레코더봇은 오후 1시 55분에 입장 시작
캘린더의 일정이 ‘비공개’ 일정인 경우, 콜라보 레코더가 입장하지 않습니다.
Zoom 프로 플랜을 사용중이실 경우, 줌 미팅 생성시 ‘인증된 사용자만 참가’ 옵션을 허용할 경우 레코더봇 입장을 허용하지 않으면 레코더봇이 입장하지 않습니다.
하나의 미팅 일정에 Zoom / Google meet 미팅 링크가 모두 포함되어있는 경우, 콜라보 레코더봇은 Zoom 미팅을 우선으로 참석합니다.
일정 참여자 모두 콜라보를 사용하고 있을 경우, 레코더봇은 하나만 입장하지만 미팅은 워크스페이스별로 각각 저장됩니다.
2) 녹화 종료 조건
콜라보 레코더 봇은 다음 상황에서 녹화를 종료합니다.
- 캘린더 일정 시작 시간으로부터 10분이 경과할 동안 아무도 입장하지 않았을 경우
- 녹화가 시작된지 최대 2시간이 지난 경우
- 현재 콜라보 서비스의 최대 녹화시간은 2시간으로 제한되어 있습니다.
- 줌 / 구글밋 미팅룸의 참석자가 콜라보 레코더봇의 입장을 거부한 경우
- 이 경우에는 녹화가 진행되지 않습니다.
- 미팅에 참여한 인원 중, 콜라보 레코더봇을 제외한 나머지 인원 중 80% 이상이 퇴장한 경우
3) Zoom 레코더 사용을 위한 세팅 방법
Zoom을 주로 사용하실 경우, 아래 작업을 진행해주시지 않으면 콜라보 레코더가 Zoom 미팅을 녹화할 수 없습니다.
Zoom 미팅의 경우, Zoom의 특정 설정값에 따라 레코더봇이 입장할 수 없는 케이스가 있습니다.
이 경우, 아래 가이드를 참조하여 콜라보 사용을 위한 Zoom 사용자 입장 설정을 변경해주셔야 합니다.
- Zoom 로그인 후, ‘설정’ 페이지로 접속합니다.
- 설정 페이지 접속 후, 하단 ‘더 많은 설정 보기’ 를 클릭합니다.
- ‘설정’ > ‘회의’ 탭에서 아래 2가지 옵션을 비활성화합니다.
- 인증된 회의 참가자와 웨비나 참석자만 회의 및 웨비나에 참가할 수 있습니다.
- 인증된 사용자만 웹 클라이언트에서 회의에 참가할 수 있습니다.
4) 이미 생성된 Zoom 미팅의 설정 변경
3번 설정을 변경하셨더라도, 이미 콜라보 연동 전 Zoom으로 생성하신 미팅의 경우 레코더봇 입장을 위해 설정 변경이 필요합니다.
- Zoom 로그인 후, 개별 미팅의 ‘편집’ 페이지에 접속합니다.
- 편집 화면에서, ‘인증된 사용자만 참가할 수 있습니다’ 를 체크 해제합니다.