콜라보 워크스페이스에 적용되는 설정을 변경할 수 있는 기능들에 대해 안내해드립니다.
워크스페이스의 설정 변경은 콜라보 사용자 권한 중 ‘워크스페이스 관리자’ 권한을 가지고 있어야만 변경 가능합니다.
1. 워크스페이스 설정 들어가기2. 각각의 워크스페이스 설정 알아보기1. 워크스페이스 이름 변경2. 저장된 미팅 공개 범위 설정 변경3. 미팅 제목 필터링4. 키워드 부스팅5. 워크스페이스 언어 설정6. IP 접속 관리7. 미팅 데이터 저장8. 동시접속 기기9. 미팅 자동 삭제 정책10. 2FA(2단계 인증) 설정하기11. SSO 설정 변경
1. 워크스페이스 설정 들어가기
콜라보 로그인 후, 화면 좌측 하단 ‘설정’ 버튼을 클릭하면 워크스페이스 설정을 변경할 수 있는 화면으로 들어갈 수 있습니다.
2. 각각의 워크스페이스 설정 알아보기
1. 워크스페이스 이름 변경
워크스페이스 이름 우측의 연필 모양 아이콘을 클릭해 콜라보 워크스페이스의 이름을 변경할 수 있습니다.
또한, 워크스페이스에 적용될 공용 메일(그룹메일) 주소를 입력할 수 있습니다.
그룹 메일 주소를 워크스페이스에 입력하면, 캘린더 연동 시 그룹 메일을 참여자를 초대했을 때 해당 일정에 레코더가 자동으로 입장합니다.
예시)
- 메일 주소를 callabo@rtzr.ai(그룹 메일) 로 등록 시, 캘린더 일정의 참여자 중 callabo@rtzr.ai 가 있다면 자동으로 레코더가 미팅 룸에 입장해 미팅을 녹화합니다.
2. 저장된 미팅 공개 범위 설정 변경
콜라보 워크스페이스에 저장되는 미팅의 공개 범위를 설정할 수 있습니다.
공개 범위 설정은 설정 적용 시점 이후 콜라보에 저장되는 미팅부터 적용되며, 설정 변경 시점 이전의 미팅의 공개 범위 수정은 별도로 진행해주셔야 합니다.
- 전체 공개 : 콜라보 워크스페이스에 미팅이 저장되면 워크스페이스에 소속된 모두가 미팅을 조회할 수 있습니다.
- 팀 우선 : 콜라보 워크스페이스에 팀을 생성했을 경우, 해당 팀의 멤버가 업로드한 미팅은 워크스페이스 관리자 및 해당 팀에 소속된 사용자만 조회할 수 있습니다.
미팅을 업로드한 사람이 2개 이상의 팀에 속해 있다면 조회 권한이 어떻게 되나요?
워크스페이스 설정이 ‘팀 우선’ 인 상태에서, 한 명의 사용자가 2개 이상의 팀에 속해 있을 수 있습니다.
이 때 2개 이상의 팀에 속해 있는 사용자가 업로드한 미팅은 해당 사용자가 속해 있는 팀 모두에게 공개되지 않고, ‘워크스페이스 관리자’ 및 ‘미팅을 업로드한 사용자’에게만 공개됩니다.
이렇게 공개가 제한되는 이유는, 2개 이상의 팀에 소속된 사용자가 업로드하는 미팅이 어느 팀의 미팅인지를 콜라보에서 판단할 수 없기 때문입니다.
콜라보에서 임의로 어느 팀의 미팅인지를 판단할 경우, 자칫 잘못하면 1 on 1 미팅, 연봉협상 미팅 등 민감한 미팅을 진행했을 때 특정 팀에게 민감한 미팅이 공개될 수 있기 때문입니다.
- 미팅 참석자 : 워크스페이스에 미팅이 업로드되면, 해당 미팅에 참석한 사람만 미팅을 조회할 수 있습니다.
- 캘린더 연동된 온라인 미팅 : 캘린더 일정에 참석자로 등록된 사람만 미팅을 조회할 수 있습니다.
- 모바일 앱 & 웹 녹음기 & 레코더 즉시초대 & 파일 업로드 시 : 워크스페이스 관리자 및 미팅을 업로드한 사람만 해당 미팅을 조회할 수 있습니다.
3. 미팅 제목 필터링
캘린더를 연동한 미팅에 특정 키워드가 포함되어 있을 경우, 해당 미팅은 2번의 미팅 공개 범위 설정과 무관하게 미팅에 참석한 사람만 조회할 수 있게 만드는 기능입니다.
주로 HR 면접, 1 on 1 미팅, 연봉협상 등 민감한 미팅을 콜라보에 저장할 때 사용할 수 있습니다.
< 미팅 제목 필터 적용 예시 >
위 스크린샷처럼 ‘면접’ 이라든 단어가 미팅제목 필터 키워드로 적용되어 있을 경우, 해당 미팅을 콜라보로 녹화해 저장하면 해당 미팅은 캘린더의 일정에 등록되어 있는 참여자 및 워크스페이스 관리자에게만 공개됩니다.
4. 키워드 부스팅
회사에서 사용하는 전문 용어가 있을 경우, 해당 전문 용어를 콜라보에 미리 등록해서 텍스트 변환 시 우리 회사만이 사용하는 전문용어가 좀더 잘 전사되게 설정할 수 있습니다.
키워드 부스팅 단어 입력 시 알아두어야 할 내용
키워드는 한글, 영어 약자, 영어 약자(대/소문자 전부가능) 숫자 조합만 가능합니다. 영어 단어는 지원하지 않습니다.
예시)
returnzero - 키워드부스팅 적용 안 됨 (영어 단어)
rtzr - 적용됨 (영어 약자)
RTZR - 적용됨 (영어 약자)
AB180 - 적용됨 (영어 약자)
콜라보 로그인 후, ‘설정’ 페이지를 클릭한 다음 키워드 부스팅 탭의 ‘키워드 등록/수정’ 을 클릭합니다.
등록할 키워드를 입력 후, 저장 버튼을 누르면 우리 회사 전문 용어가 콜라보에 반영되어, 인식률이 높아집니다.
5. 워크스페이스 언어 설정
워크스페이스에 적용되는 미팅 텍스트 변환 언어를 설정할 수 있습니다. 설정한 언어 세팅은 세팅 이후 워크스페이스에 저장되는 모든 미팅에 반영됩니다.
언어 설정을 바꾸기 전 기존에 이미 저장되어있던 미팅의 언어는 바뀌지 않습니다.
- 한국어 : 워크스페이스에 저장되는 모든 미팅을 한국어로 텍스트 변환하고 요약합니다.
- 영어 : 워크스페이스에 저장되는 모든 미팅을 영어로 텍스트 변환하고 요약합니다.
- 일본어 : 워크스페이스에 저장되는 모든 미팅을 일본어로 텍스트 변환하고 요약합니다.
- 언어 감지 : 하나의 미팅에서 가장 많이 발화된 언어를 자동으로 감지하고, 해당 언어로 미팅을 텍스트 변환하고 요약합니다.
- 예를 들어, 미팅에서 한국어가 60% / 영어가 40% 발화된 경우, 해당 미팅의 언어를 한국어로 감지하고 한국어로 텍스트 변환 및 요약합니다.
6. IP 접속 관리
접속가능한 IP를 제한하고, 등록된 IP를 통해서만 접속가능하도록 설정할 수 있습니다.
등록하지 않으면 사용하지 않음으로 자동 설정됩니다. * 최대 30개까지 등록
7. 미팅 데이터 저장
미팅레코드 기록할 때 데이터 항목별로 저장 여부를 설정할 수 있습니다.
- 대화 내용 미저장 시 대화 내용 검색, 북마크, 액션 아이템 사용할 수 없습니다.
- 원본 미디어 미저장 시 미디어 재생, 미팅 언어 재설정, 원본 미디어 다운로드 불가합니다.
8. 동시접속 기기
콜라보 서비스에 동시 접속할 수 있는 기기 대수를 제한하여 보안을 강화할 수 있습니다.
사용자 설정에서 접속 기록을 확인가능하며, 허용된 기기를 초과할 경우, 기존 세션을 종료해야 합니다.
현재 접속 중인 기기는 종료할 수 없습니다.
9. 미팅 자동 삭제 정책
워크스페이스에 저장된 미팅의 보존 기간을 설정할 수 있습니다.
콜라보 미팅 기록을 미팅 레코드, 대화내용, 원본 미디어 별로 보존 기간을 설정할 수 있습니다.
보존 기간은 최소 3일 부터 최대 365일까지 지정할 수 있으며, 영구 보존으로 설정할 경우 워크스페이스에 저장되는 모든 미팅 및 텍스트 & 요약이 삭제되지 않고 보관됩니다.
- 미팅 레코드 삭제 기간: 단일 미팅 기록을 의미합니다. 미팅 레코드 삭제 시 대화내용과, 원본 미디어도 함께 삭제됩니다.
- 대화 내용 삭제 기간 : 미팅 참석자들의 발화내용을 텍스트로 기록한 것을 의미하며, 대화 내용 삭제시 원본 미디어도 함께 삭제됩니다.
- 원본 미디어 삭제 기간 : 영상 또는 음성이 포함된 원본 데이터를 의미하며, 원본 미디어만 개별로 삭제할 수 있습니다.
미팅 삭제 기간을 설정하시면 24시간이내 실행되며, 과거 미팅을 모두 포함하여 삭제됩니다.
예) 서비스 가입 후 10개의 미팅이 기록되어 있고. 미팅 레코드 삭제 기간을 3일로 지정했다면,
24시간내에 과거 미팅 중에서도 3일이 이미 지난 미팅들은 함께 삭제
만약 미팅 보존 기간을 설정한 후, 특정 미팅은 무제한으로 보관하고 싶을 경우, 보관할 특정 미팅을 리스트에서 선택한 후, ‘삭제 보호하기’ 를 클릭하면 해당 미팅은 보존 기간 설정과 무관하게 유료 구독 기간 동안 계속 저장됩니다.
10. 2FA(2단계 인증) 설정하기
현재 2FA 인증은 PC에서 콜라보에 로그인할 때에만 적용됩니다. 모바일 앱으로 콜라보에 로그인할때는 적용되지 않습니다.
콜라보 워크스페이스에 2단계 인증(2FA)를 적용해, 콜라보에 로그인하려는 사용자가 반드시 이메일 기반의 인증 절차를 거쳐 로그인하게 강제할 수 있습니다.
2단계 인증이 적용되면, 콜라보에 로그인하는 사용자는 매번 로그인할때마다 아래와 같은 이메일을 받게 됩니다. 아래와 같은 이메일을 받았다면, ‘워크스페이스로 이동’ 을 클릭해 콜라보에 로그인할 수 있습니다.
11. SSO 설정 변경
단일 로그인(Single Sign-On)을 지원하기 위해 외부 인증 서버의 SAML 메타데이터를 제공하는 URL을 입력하시면 한번에 자동으로 설정할 수 있습니다.
한번의 설정이 아닌 직접 설정하시길 원하신다면, 필요 항목들을 모두 기입해주시면 됩니다.
- IDP URL: 외부 인증 서버의 SSO 로그인 페이지 주소를 입력합니다.
- IDP Entity ID: 외부 인증 서버의 고유 식별자를 입력합니다. 이는 중복될 수 없는 고유한 문자열로, 일반적으로 URI 형태를 사용합니다.
- IDP X509 Certificate: 외부 인증 서버의 공개키 인증서를 PEM 형식으로 입력합니다. 이 인증서는 SAML 응답의 디지털 서명을 검증하는 데 사용됩니다.
- Email 속성: 외부 인증 서버(IdP)에서 사용하는 이메일 주소를 입력합니다.
- Name 속성: 사용자 이름을 입력합니다.
- UID 속성: 사용자 고유 식별자를 입력합니다.
SP(Service Provider)는 사용자가 접근하려는 서비스, 즉 콜라보에 대한 정보를 의미합니다.
- SP Entity ID: 외부 인증 서버(IdP)가 현재 서비스를 구별하기 위한 유일한 식별자입니다.
- SP 회신 URL: 외부 인증 서버(IdP)에서 인증이 완료된 후 SAML 응답을 받을 구체적인 엔드포인트입니다.
- SP 로그아웃 UI: 사용자가 로그아웃할 때 IdP에도 로그아웃 정보를 전달하여 다른 연동 서비스에서도 자동으로 로그아웃되도록 합니다.
SCIM(System for Cross-domain Identity Management)을 통해 외부 인증 서버에서 사용자 계정을 자동으로 관리하는 기능을 설정하는 곳입니다.
- Base URL: SCIM API의 엔드포인트 주소입니다.
- Secret Token: 외부 IdP가 SCIM API를 호출할 때 "Bearer Token" 형태로 사용하는 인증 수단입니다. 이 토큰을 통해 무단 접근을 방지하고 안전한 데이터 동기화를 보장합니다