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미팅 관리하기


1. 미팅 관리

1) 미팅 리스트

미팅 화면에서는, 콜라보를 통해 저장된 모든 미팅의 리스트를 확인하실 수 있습니다.
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‘내 미팅만 보기’를 클릭 시, 캘린더 일정에 내 계정이 추가되어있는 미팅만 리스트업해서 보여줍니다.
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미팅 좌측의 ‘…’ 을 클릭하면, 아래와 같이 미팅 조회 권한 및 저장된 미팅의 이름을 변경할 수 있습니다.
미팅 열람 자격 변경 및 저장된 미팅을 삭제하는 것은 Admin 권한 이상의 유저만 가능합니다.
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우측 상단 검색 기능을 이용해, 미팅의 제목 혹은 변환된 텍스트의 키워드를 기반으로 찾고자 하는 미팅을 검색하실 수 있습니다.
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저장된 미팅을 클릭하면, 2번 미팅 상세 화면으로 진입합니다.

2) 미팅 상세 화면

미팅 리스트에서 조회할 미팅을 클릭하면, 아래와 같이 미팅 상세 화면으로 진입하실 수 있습니다.
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미팅 상세 화면은 2개로 분할되어 있습니다.
좌측 화면에서는 미팅 영상 및 텍스트 원본을 확인하실 수 있습니다.
  1. 미팅 영상 : 녹화된 미팅의 영상이 표시되는 화면입니다.
    1. 만약 모바일 앱 녹음기로 미팅을 녹음하여 저장한 경우, 영상은 표시되지 않습니다.
  1. 텍스트 기록 및 발화구간 : 미팅에서 발화된 음성 및 각 화자별 발화 구간이 표시됩니다.
    1. ‘대화 전체보기’를 클릭하면 미팅에서 발화된 대화 텍스트 원문이 펼쳐집니다.
      1. ‘대화 전체보기’ 클릭 후 참석자별 이름을 변경하실 수 있습니다.
      2. ‘대화 전체보기’ 클릭 후 중요한 발화에 북마크를 표시할 수 있습니다.
    2. 배속 기능을 사용해 미팅을 좀더 빠르게 리마인드하실 수 있습니다.
    3. 구간 점프 기능을 이용해 대화가 없었던 구간을 빠르게 스킵하실 수 있습니다.
  1. 대화 분석 : 아래 스크린샷처럼, 발화자의 발화 비중을 분석하여 지표로 확인하실 수 있습니다.
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      발화비율 분석 Tip 세일즈 미팅을 기준으로, 고객이 미팅에서 최소 40% 이상 발화하게끔 만드는 것이 좋습니다.
       
      우측 화면에서는 미팅 요약 및 북마크 발화 확인, CRM 연동을 활용하실 수 있습니다.
    2. 미팅 요약: 저장된 미팅을 AI가 자동으로 요약한 결과를 확인할 수 있습니다.
      1. 미팅 요약에 대한 자세한 설명은 아래 페이지를 참조해주세요.
    3. 북마크 : 미팅에서 중요한 부분을 마킹하여, 즐겨찾기처럼 활용할 수 있는 기능입니다. 북마크할 특정 텍스트에 마우스 커서를 올린 후, 아래 버튼을 클릭하여 북마크 지정이 가능합니다.
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      저장된 북마크는 북마크 탭을 클릭하여 확인하실 수 있으며, 북마크 좌측 시간을 클릭하면 해당 음성 텍스트 부분으로 이동합니다.
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    5. 세일즈포스 연동 : 요약된 미팅 내용을 세일즈포스에 원클릭으로 로깅할 수 있습니다. 세일즈포스 연동은 이 문서를 참조해주세요.
    6. 요약내용 복사 : 요약된 미팅 내용을 원클릭으로 복사해 사용할 수 있습니다.

3) 미팅 공유하기

녹화된 미팅을 워크스페이스 외부 인원에게 공유하실 수 있습니다.
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미팅 우측 상단의 화살표 버튼을 클릭하면, 아래 스크린샷과 같이 미팅 공유 설정을 지정할 수 있는 팝업이 호출됩니다.
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좌측 상단의 토글을 활성화하면, 해당 미팅을 공유할 수는 있는 공유 링크가 생성됩니다.
생성된 공유 링크를 고객에게 보내면, 해당 고객은 공유된 미팅의 원본 텍스트 및 영상을 조회하실 수 있습니다.
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‘워크스페이스 팀원에게 공유’ 는 무엇인가요? 워크스페이스에 소속된 팀원은, 미팅 상세 화면의 URL만 있으면 미팅을 조회하실 수 있습니다. 그렇기에, 같은 워크스페이스를 사용하는 타 팀원에게 미팅을 공유하기 위한 Quick URL 을 생성하실 수 있는 기능입니다.
 
상대방에게 공유된 미팅을 공유 해제하기 위해서는, 워크스페이스 좌측 ‘공유’ 탭을 클릭하여, 공유된 미팅을 공유 중지하실 수 있습니다.
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상단 스크린샷과 같이, 공유를 해제할 미팅을 찾아 우측 … 버튼을 클릭 후, ‘공유 설정하기’ 버튼을 클릭하여 공유를 해제하실 수 있습니다.
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상단 토글을 해제하면, 공유가 해제되며 고객이 더 이상 공유된 미팅을 조회할 수 없게 됩니다.

2. 저장된 미팅 데이터 다운로드

1) 대화내용 텍스트 다운로드

콜라보를 통해 변환된 미팅 텍스트를 별도로 다운로드하실 수 있습니다.
다운로드 시에는 txt / csv 파일 형식을 지원합니다.
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  • 상단 다운로드 버튼을 클릭하면, 아래 스크린샷처럼 텍스트 및 영상&음성을 다운로드하실 수 있는 화면이 나타납니다.
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  • 위 화면처럼 변환된 미팅 텍스트를 txt / csv 파일 형태로 다운로드받으실 수 있습니다.

2) 저장된 영상 및 음성 다운로드

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  • 미팅 영상 파일이 생성되면, 아래 ‘파일 다운로드’ 버튼을 통해 미팅 음성&영상 원본을 다운로드받으실 수 있습니다.

3. 자동요약 및 미팅 인사이트 추출

콜라보 미팅 상세 페이지의 중앙 하단 탭을 통해, AI가 자동으로 요약해준 미팅 내용 및 주요 키워드, 미팅 이후 해야 할 일 목록을 확인하실 수 있습니다.

1) 미팅 자동 요약

AI를 이용한 미팅 요약은 3가지 내용으로 구분됩니다.
  1. 3문단 요약
  1. 주요 논의사항
  1. 액션 아이템
 
3문단 요약에서는 녹화된 전체 미팅의 주요 내용을 줄글로 요약해, 미팅에 참석하지 않은 사람들도 미팅이 어떻게 진행되었는지 빠르게 파악할 수 있습니다.
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주요 논의 사항에서는 미팅에서 논의된 주요 아젠다를 불렛 포인트 형태로 추출하여, 어떤 내용이 미팅에서 주로 논의되었는지 파악할 수 있습니다.
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액션 아이템에서는 실제 미팅에서 발화된 Next Action을 추출하여 요약하고, 해당 액션 아이템의 원문을 확인하여 정확한 액션 아이템을 파악할 수 있습니다.
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2) 대화 독점

미팅 참석자들의 발화 비율 및 특정 참석자의 대화 독점 시간을 확인하실 수 있습니다.
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특정 참여자가 2분 30초 이상 대화를 독점한 구간이 발화 그래프에 표시되며, 참석자 대화 비율을 통해, 참석자별로 어느 정도의 대화 비중을 가져갔는지 확인하실 수 있습니다.

4. 미팅 조회 권한 관리

1) 미팅 조회 권한 관리

미팅 조회 권한을 변경하는 것은 Owner / Admin 권한을 가진 사용자만 가능합니다.
Owner 및 Admin 권한을 가진 사용자는 미팅 열람 자격을 변경해도 콜라보에 저장된 모든 미팅을 조회할 수 있습니다.
워크스페이스에서 팀을 생성했거나, 민감한 미팅이 저장된 경우, 해당 미팅을 조회할 수 있는 권한을 변경하실 수 있습니다.
 
미팅 조회 권한을 변경하기 위해서는 먼저 아래 스크린샷처럼 ‘열람 자격 변경’을 클릭해주세요.
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이후 나타나는 팝업에서 ‘전체 공개’를 해제하면, 체크박스를 통해 특정 팀 혹은 특정 유저에게만 미팅 조회 권한을 부여할 수 있습니다.
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미팅 조회 권한이 부여되지 않은 유저에게는 해당 미팅이 콜라보에 저장되어 있더라도 미팅 리스트에 나타나지 않습니다.

5. 음성파일 업로드

현재 콜라보 파일 업로드는 음성 파일 업로드만을 지원하고 있습니다.
파일 업로드는 최대 2시간 의 음성 파일 업로드를 지원합니다.
콜라보 워크스페이스에서 내가 가지고 있는 음성 파일을 업로드할 수 있습니다.
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‘음성녹음 파일’ 버튼을 클릭하여 PC에 저장된 음성 파일을 콜라보에 업로드하여 관리하실 수 있습니다.
모바일에서 음성 파일을 업로드하는 법은 모바일 앱 가이드를 참조해주세요.