"하루에 회의를 최소 3-5개씩 하는데 정리해서 공유하는데만도 하루 이상 걸려요. 그리고 공유한다고 해도 회의록이 정확하지 않은 경우가 많아 커뮤니케이션이 어렵고요."
스타트업 생태계를 지원하는 디캠프 사업실 윤형철 매니저의 고민입니다. 매일 3~5개 이상의 내부 회의와 외부 미팅이 진행되는 디캠프에서 회의록 작성과 공유는 팀의 큰 고민거리였습니다. 이번 글에서는 디캠프가 어떤 문제를 가지고 있었고, 콜라보를 통해 이 문제를 어떻게 해결했는지 알아보겠습니다.
1. 고객사 소개
디캠프 사업실의 윤형철 매니저는 사업실 내 그로스 프로덕트에서 스타트업의 성장을 돕는 역할을 담당하고 있습니다. "저희 팀은 디캠프 패밀리사 분들의 성장에 도움을 드리는 역할들을 진행하고 있습니다." 매달 탑티어 VC들과 스타트업을 매칭하는 '디캠프 오피스 아워', HR・파이낸스 등 특정 직무 분야의 피어러닝 교육 프로그램인 '살롱', 12개월 맞춤형 액셀러레이팅 프로그램인 '디캠프 배치' 등 다양한 프로그램을 운영하고 있습니다.
이렇게 다양한 업무들을 잘 처리하기 위해서는 반드시 많은 커뮤니케이션이 필요합니다. 내부 팀 회의부터 외부 미팅, 프로그램 운영 관련 미팅까지, 하루 평균 3-5건의 미팅이 진행됩니다. 더구나 이 모든 미팅 내용은 반드시 기록되고 공유되어야 했죠.
"미팅을 진행하면서 시시각각 메모하다 보면 중요한 내용을 놓치게 되고, 미팅 내용에 신경 쓰다 보면 기록을 놓치게 돼서, 보통 미팅도 두 명이 참여했어요. 한 명은 정리를 도와주고, 나머지 한 명은 미팅에 집중하는 형태로요."
윤형철 매니저의 설명처럼, 미팅 하나를 위해 최소 두 명의 인원이 필요한 상황이었죠.
이런 상황은 단순한 리소스 낭비를 넘어, 업무 효율성 전반에 영향을 미치는 문제였습니다. 특히 스타트업 생태계를 지원하는 액셀러레이터로서, 디캠프는 이 문제의 심각성을 더욱 절실히 느끼고 있었습니다. 많은 스타트업들이 비슷한 회의록 작성 비효율을 겪고 있었고, 이는 초기 스타트업의 빠른 성장을 저해하는 요소가 될 수 있었기 때문입니다. 디캠프가 이 문제를 먼저 해결하고 경험을 공유하는 것은, 스타트업 생태계를 지원한다는 미션과도 연결되어 있었습니다.
2. 콜라보 도입 전 배경
디캠프 그로스팀은 스타트업 생태계 지원이라는 업무 특성 상 하루에도 여러 건의 미팅을 진행합니다. 내부 팀 회의부터 외부 미팅, 프로그램 운영 관련 미팅까지, 하루 평균 3-5건의 미팅이 진행되었고 이 모든 내용을 기록하고 내&외부로 공유해야 했습니다.
이 과정에서 디캠프는 여러 어려움을 겪고 있었습니다. 그 중에서도 가장 큰 문제는 정보의 정확성이었습니다.
"누군가가 회의록을 정리하는 것은 여러 오해를 살 수 있게 만드는 것 같아요. 정리하시는 분마다 스타일이 반영되다 보니 해석할 때 오해가 생기는 경우가 있었죠."
윤형철 매니저의 설명처럼, 미팅에 참여한 담당자의 주관적 해석이 들어간 회의록을 기반으로 업무를 진행하다 보면, 의사소통이 어려워지거나 오류가 발생하는 경우가 많았습니다.
실제로 이러한 오해로 인해 중요한 기회를 놓친 경험도 공유해주셨는데요.
“실제 미팅에서 프로그램 참여 의사를 애매하게 말씀 주셨는데, 정리 과정에서 '희망하지 않는다'라고 정리한 적이 있습니다. 해당 내용으로 내부 회의 및 최종 결과를 정리했었는데, 나중에 참여 의사가 있었던 것인데 결과를 아쉽다 말씀 주셔서 난처한 경험을 한 적이 있습니다”
이런 문제가 누적되기 시작하면서 회의록과 공유에 대한 문제는 개인의 업무 효율성 저하뿐만 아니라, 팀 전체의 커뮤니케이션에도 영향을 미치고 있었습니다. 이 문제를 해결할 수 있는 솔루션이 필요했죠.
3. 디캠프는 어떻게 문제를 해결했을까?
디캠프는 이러한 문제들을 해결하기 위해 여러 가지 방법을 시도했습니다. 처음에는 팀원들이 회의록을 더 꼼꼼하게 작성하는 데 집중했습니다.
"처음에는 팩트 위주로 문서를 잘 정리해야 되겠다는 것만 생각했었던 것 같아요."
그렇지만 이 방법은 결국 사람의 의지에 의존하는 방법이어서, 여전히 동일한 문제가 계속 발생했습니다. 대안을 찾기 위해 스마트폰이나 노트북으로 미팅을 녹음해 구글 드라이브에 저장하는 방식도 시도해봤지만, 한 시간짜리 미팅 음성을 다시 들으면서 정리하는 것은 현실적으로 불가능했습니다.
"녹음본을 저장해놓더라도 그걸 다 처음부터 들어야 되니까 시간이 오래 걸리고, 당장 우선순위 업무부터 하다 보면 시간이 지났을 때 결국 기억들도 휘발되기도 하고, 정확성도 떨어지는 경우가 많았어요."
이런 상황에서 디캠프는 콜라보를 도입하게 되었습니다.
4. 콜라보 도입 후 개선점
콜라보 도입 이후 디캠프의 미팅 문화는 크게 달라졌습니다. 가장 큰 변화는 미팅 자체에 더 집중할 수 있게 된 것입니다.
"무엇보다 이제 회의라는 게 결국은 그 자리에 가장 집중해서 효율적이고 효과적인 방향성과 같은 이야기를 나누는 게 가장 중요하잖아요. 그런 차원에서 콜라보를 쓰고 나서는 온전히 미팅과 회의에 집중할 수 있게 된 것 자체가 가장 큰 장점이라고 저는 생각해요. 누군가는 회의록을 옆에서 적고 있지 않아도 되고, 그리고 나중에 그걸 정리해야 되겠다는 뭔가 숙제 같은 그런 것들이 생기지 않는 것도 장점이고요."
팀 전체의 업무 효율도 크게 향상되었습니다. 이전에는 한 번의 미팅에 두 명이 참석해야 했지만, 이제는 혼자서도 충분히 미팅을 진행할 수 있게 되었으니까요. 단순한 시간 절약 이상으로 팀의 한정된 리소스를 좀더 효율적으로 사용할 수 있게 되었습니다.
"관리자분들 입장에서는 미팅을 진짜 둘이 아니고 혼자가 갈 수도 있게 되고, 나머지 한 사람은 그 시간에 다른 업무를 볼 수 있게 된다든지 이럴 수 있으니까요."
또한 미팅 내용을 공유할 때도 텍스트로 변환된 미팅 원본이 포함되어 더 정확하고 신뢰성 있는 정보 전달이 가능해졌죠.
"단순히 누군가가 정리한 회의록을 보는 것보다, 원본이 같이 포함된 데이터가 있기 때문에 신뢰성을 줄 수 있다는 장점이 있겠다라는 생각이 들었어요."
5. 디캠프의 콜라보 활용 방법
현재 디캠프는 크게 세 가지 영역에서 콜라보를 활용하고 있습니다.
"저희는 내부 회의, 외부 미팅, 그리고 프로그램 운영 측면에서 쓰고 있어요."
내부 팀 회의에서는 회의 내용 정리뿐만 아니라 후속 조치 사항을 확인하는 용도로도 활용하고 있습니다. 특히 콜라보가 자동으로 생성해주는 요약 기능을 매우 잘 활용하고 있죠.
"내부에서 팀 회의할 때도 항상 활용하는데, 문단별 요약은 그 자리에서 이야기 나눈 것들을 잘 정리하는 목적으로 활용하고 있고, 액션 아이템에서는 저희가 해야 될 것들이 거기(회의록)에 남아 있으니까 그걸 보고 혹시 우리가 이야기했던 것 중에 놓치거나 놓치지 않았는지 그런 걸 목적으로 활용하고 있어요."
온라인 미팅의 경우, Google Meet을 주로 사용하며 캘린더 연동을 통해 자동으로 미팅을 녹화하고 있습니다. 오프라인 미팅에서는 콜라보 모바일 앱을 활용해 미팅 내용을 녹음하고 저장합니다. 이렇게 기록된 모든 미팅은 워크스페이스 내에서 회사의 자산이 되고, 팀 차원에서 체계적으로 관리됩니다.
특히 디캠프 사업실에서는 모든 미팅 기록에 '그로스'라는 라벨링을 남겨 팀별 미팅을 구분하고 있으며, 이를 통해 필요한 미팅 기록을 쉽게 찾아볼 수 있도록 관리하고 있습니다.
6. 콜라보 도입 관련 인사이트
디캠프의 콜라보 도입 사례에서 가장 주목할 만한 점은 미팅 기록 솔루션의 도입 우선순위에 대한 새로운 관점입니다. 윤형철 매니저는 이렇게 설명하죠.
"어떠한 직무와 직군, 그리고 어떤 산업 분야에서도 기본적으로 내부든 외부든 회의하고 회의록 작성해서 공유하는 이 진행 과정의 어려움은 분명히 모든 사람이 다 있다고 보거든요."
즉, 다른 업무용 툴과 달리 미팅 기록 솔루션은 모든 조직에서 가장 우선적으로 도입해야 할 필수 도구인 것이죠. 특히 윤형철 매니저는 이를 '개인 비서'의 개념으로 설명합니다.
"항상 어떤 조직이든 앞에 이야기했었던 그런 불편함들은 사실은 각 팀 혹은 조직의 막내분들이 많이 하시잖아요. 그런데 이제 그분들이 할 일들이 많으시단 말이죠, 그 영역 말고도. 그래서 그런 데 있어서 큰 효율을 줄 수 있기 때문에 정말 개인의 개인 비서들을 다 도입하는 형태로 콜라보가 들어왔다고 생각해요."
기존에는 회의록 작성이 주로 특정 팀원의 부가적인 업무였고, 이로 인해 회의록 작성을 맡은 팀원은 어쩔 수 없이 업무 집중도가 떨어질 수밖에 없었습니다. 하지만 콜라보를 도입한 후 마치 각 팀원이 개인 비서를 둔 것처럼 미팅 기록에 대한 부담 없이 자신의 핵심 업무에 집중할 수 있게 되어 개개인의 업무 능률이 자연스럽게 향상되었습니다. 이렇게 개개인의 업무 능률이 향상되니, 자연스럽게 조직 전체의 생산성도 높아졌죠.
그리고 놀라운 것은, 디캠프에서는 위처럼 콜라보가 'AI 미팅 비서' 역할을 수행하면서 팀원들 사이에서 자연스러운 도입 문화가 형성되고 콜라보 사용이 확산되었다는 것입니다.
"사실은 누군가가 습관화 혹은 이걸 사용하라고 가이드를 주신다든지 권장하시지는 않았었거든요. 실제로 저 포함해서 저희 팀원 포함해서 한두 번씩 쓰시다 보니 자연스럽게 이게(콜라보가) 편리하다는 걸 알게 되었어요."
윤형철 매니저의 설명처럼, 콜라보 사용을 모두에게 강제하지 않았음에도 팀원들은 자발적으로 콜라보를 미팅에 활용하기 시작했습니다.
보통 새로운 업무 도구를 도입할 때면 조직의 저항이나 적응 기간이 필요한 것이 일반적입니다. 하지만 콜라보의 경우, 미팅에 사용하는 것만으로도 즉각적인 업무 효율 향상을 경험할 수 있었고, 다른 팀원들이 회의 내용을 손쉽게 기록하고 공유하는 모습을 보면서 자연스럽게 디캠프 전체 팀의 사용 문화가 정착되었습니다. 업무 효율화를 위해 툴을 도입하고도 실무자들이 툴을 ‘적’으로 생각하고 사용하지 않아 결국 도입에 실패하는 경우가 많다는 것을 감안하면, 콜라보는 실무자의 적이 아닌 도움이 되는 툴이 될 수 있는 것이죠.
더불어 디캠프의 사례는 미팅 기록의 패러다임 전환을 보여줍니다. 과거에는 회의록 작성이 '누군가 해야 하는 부가적인 업무'였다면, 이제는 AI 기술을 활용해 모든 팀원이 미팅 자체에 집중할 수 있는 환경을 만들어낸 것입니다. 단순한 업무 효율화를 넘어, 조직 전체의 생산성과 커뮤니케이션 효율을 높이는 혁신적인 변화가 일어난 것이죠.
디캠프의 사례는 단순히 콜라보로 회의록 작성을 자동화한 사례가 아닙니다. 조직의 커뮤니케이션 방식을 근본적으로 혁신한 이야기입니다. "하루에 회의 최소 3-5개씩 하는데 꼼꼼하게 정리해서 공유하는데만도 하루 이상 걸려요"라는 고민에서 시작해, 이제는 모든 팀원이 마치 개인 비서를 둔 것처럼 효율적으로 업무에 집중할 수 있게 되었습니다. 특히 강제적인 도입이 아닌 실질적인 효용성을 바탕으로 자연스러운 사용 문화가 형성되었다는 점은, 콜라보와 같은 AI 회의록 제품이 실무자를 진정으로 도와주는 업무 툴이라는 점을 의미합니다.