기업에서 이루어지는 모든 비즈니스 미팅은 회사의 중요한 자산입니다. CS 상담 내역이나 영업 활동 데이터가 CRM에 체계적으로 저장되는 것처럼, 비즈니스 미팅 또한 단순한 기록을 넘어 기업의 의사결정과 성장을 위한 데이터로 관리되어야 하죠.
하지만 현실은 어떤가요? 하루 평균 3-5회의 미팅을 진행하는 직원들은 회의록 작성과 공유에만 하루를 쓰고 있으며, 그마저도 담당자의 기억에 의존한 부정확한 정보만이 남는 경우가 대부분입니다. 이 글에서는 비즈니스 미팅을 어떻게 하면 회사의 자산으로 만들 수 있는지, 효과적인 회의록 작성 방법 및 관리 방법을 구체적으로 알아보도록 하겠습니다.
아래에 해당한다면 이 콘텐츠를 반드시 읽어보세요.
회의록을 어떻게 작성해야 할 지 모르는 비즈니스 실무자
회의록이 없어 업무 히스토리를 파악하지 못하는 경우가 많은 조직
표준화된 회의록 양식을 회사에 도입하고 싶은 조직
1. 좋은 회의록 양식이란?
좋은 회의록이란 무엇일까요? 많은 기업들이 회의록 작성의 중요성을 강조하지만, 정작 '어떤 회의록이 좋은 회의록인가'에 대한 기준은 모호한 경우가 많습니다. 효과적인 회의록에는 다음 세 가지 요소가 반드시 포함되어야 합니다.
첫째, 회의의 주요 아젠다가 명확히 정리되어야 합니다. 미팅에 참석하지 않은 사람도 "이 미팅이 왜 열렸는지", "어떤 내용을 논의했는지"를 30초 안에 파악할 수 있어야 합니다. 가령 "신규 기능 출시 일정 논의", "CS팀 인력 충원 계획 수립"과 같이 미팅의 목적과 주요 논의 사항을 한눈에 알 수 있도록 정리하는 것이 중요합니다.
둘째, 회의에서 결정된 사항이 명확히 정리되어야 합니다. 단순히 "논의했다", "이야기했다"가 아닌, "무엇이 결정되었는지"를 분명하게 기록해야 합니다. "3월 말까지 신규 자동화 기능 출시하기로 결정", "CS팀 3명 충원 승인"과 같이 실제로 합의된 내용을 구체적으로 명시해야 합니다.
셋째, 가장 중요한 것은 Next Action을 명확히 하는 것입니다. "누가, 언제까지, 무엇을" 해야 하는지 구체적으로 기록해야 합니다. 예를 들어 "제품팀 김철수: 12/15까지 자동화 기능 기획안 제출"과 같이 책임자와 기한, 태스크를 분명하게 지정해야 합니다. 이는 회의가 단순한 논의에 그치지 않고 실제 실행으로 이어지게 하는 핵심 요소입니다.
이러한 세 가지 요소가 포함된 회의록은 단순한 기록을 넘어 실질적인 업무 진행의 기반이 되며, 팀 전체의 생산성 향상에 크게 기여할 수 있습니다. 그렇다면 이러한 요소들을 실제로 어떻게 회의록에 담을 수 있을까요? 다음 장에서는 잘 작성된 회의록의 예시를 살펴보겠습니다.
2. 잘 써진 회의록 작성 예시
그렇다면 잘 작성된 회의록은 어떤 형태일까요? 조직에 따라 약간의 차이는 있을 수 있겠지만, 일반적으로 아래 예시처럼 주요 아젠다 및 내용이 반드시 포함되면 좋은 회의록이라고 할 수 있습니다.
논의된 주요 아젠다:
자동화 기능 개발 일정 확정
필요 인력 충원 계획
마케팅 예산 조정
최종 결정된 사항:
신규 자동화 기능 3월 말 출시
고객 피드백 분석 결과 최우선 개발 필요
1차는 이메일 자동 응답 기능으로 시작
CS팀 3명 충원 진행
현재 응대율 65%에서 85%로 개선 목표
1월 중 채용 완료 예정
액션 아이템:
제품팀 @김철수: 12/15까지 자동화 기능 기획안 제출
인사팀 @박지영: 12/10까지 CS직군 채용 공고 오픈
재무팀 @이민호: 12/20까지 마케팅 예산안 수정
추가로, 회의록에는 앞서 설명한 세 가지 핵심 요소와 더불어 미팅에 참석하지 않은 사람을 위한 '전체 흐름 요약'을 추가하면 더욱 효과적입니다. 이 요약은 회의록 최상단에 배치하여 독자가 전체 맥락을 빠르게 파악할 수 있게 도와줍니다.
전체 흐름 요약
이번 미팅에서는 1분기 신규 기능 출시 계획을 논의했으며, 자동화 기능 출시 일정, 인력 충원 계획, 예산 조정이 결정되었습니다. 특히 핵심 과제인 자동화 기능은 3월 말까지 이메일 자동 응답 기능을 1차 목표로 출시하기로 했습니다.
이처럼 회의록은 반드시 객관적이고 명확한 어조로 작성되어야 하며, 가장 중요한 결정사항은 구체적인 실행 계획과 함께 명시하는 것이 좋습니다. 또한 전체 회의록의 내용과 일관성을 유지하면서도, 독립적으로 읽어도 이해할 수 있는 수준의 정보를 담아야 합니다.
3. 사람에게 의존하는 것의 문제
위 예시처럼, 좋은 회의록의 형식과 구조는 이미 정립되어 있습니다. 하지만 현실적인 고민이 있습니다. 아무리 좋은 회의록 양식이 있더라도, 이를 사람이 직접 작성하고 관리하는 것에는 본질적인 한계가 있기 때문입니다.
첫째, 회의록 작성자의 주관이 개입될 수밖에 없습니다. 같은 미팅에 참석했더라도, 작성자가 누구냐에 따라 다른 내용이 기록될 수 있죠. 특히 미팅 시간이 길어질수록 작성자의 기억에 의존한 회의록은 실제 논의된 내용과 차이가 생길 수 있습니다.
둘째, 일관성 있는 기록이 어렵습니다. 하루에도 여러 건의 미팅이 진행되는 상황에서, 모든 회의록을 정해진 형식에 맞춰 꼼꼼하게 작성하는 것은 현실적으로 쉽지 않습니다. 결국 중요한 회의록이 누락되거나, 핵심 내용이 제대로 기록되지 않는 경우가 발생합니다.
셋째, 회의록 작성에 들어가는 시간과 노력이 너무 큽니다. 하루 평균 3-5회의 미팅을 진행하는 직원들이 매번 상세한 회의록을 작성하고 공유하는 데만 하루를 써야 한다면, 이는 분명한 비효율입니다.
4. AI 회의록 소프트웨어를 통한 자동화
콜라보(Callabo.ai)와 같은 AI 회의록 소프트웨어는 음성 텍스트 변환(STT) 및 생성형 AI를 이용해 회의록을 자동으로 작성하고 관리해주는 소프트웨어입니다.
콜라보를 활용하면:
미팅 내용이 사람의 주관 없이 일정한 양식으로 기록됩니다.
미팅에 참석하지 않은 사람도 미팅 내용을 빠르게 확인할 수 있는 문단별 요약이 기록됩니다.
미팅에서 논의된 핵심 주제가 불렛 포인트 형태로 정리됩니다.
회의에서 결정된 Next Action이 자동으로 식별됩니다.
모든 회의록이 회사의 자산으로 체계적으로 저장됩니다.
CS 상담 내역이나 영업 활동 데이터가 Salesforce와 같은 CRM에 체계적으로 저장되는 것처럼, 이제 비즈니스 미팅도 자동으로 데이터화하여 저장할 수 있습니다. 이렇게 축적된 회의록은 단순한 기록을 넘어 기업의 중요한 자산이 됩니다.
더 이상 회의록 작성이 개인의 부담이 되거나, 주관적 기록에 의존할 필요가 없습니다. AI의 도움을 받아 객관적이고 일관된 회의록을 자동으로 작성하고, 이를 통해 우리는 회의 자체의 본질, 즉 논의와 실행에 더 집중할 수 있습니다.
회의록이 남지 않아 고민이신가요? 이제 콜라보(Callabo.ai)를 통해 모든 비즈니스 미팅을 데이터화하고 회사의 자산으로 만들어보세요. 마케팅 팀이 모든 고객 접점의 데이터를 꼼꼼히 트래킹하고 분석하는 것처럼, 비즈니스 미팅도 자동으로 정리되고 일관된 형식으로 관리될 수 있습니다.