"지난주 회의에서 누가 뭐라고 했더라..." "아, 그 아이디어 좋았는데. 근데 누가 제안했었지?" "이 문제, 전에 논의했던 것 같은데 결론이 뭐였더라?"
이런 경험 있으신가요? 여러분만 그런 게 아닙니다.
최근 한 조사에 따르면, 대기업 직원들의 47%가 회의 내용을 제대로 기억하지 못한다고 합니다. 더 충격적인 건, 회의에서 결정된 사항의 60%가 제대로 실행되지 않는다는 거죠.
왜 이런 일들이 생길까요?
대기업 회의에서 자주 발생하는 5가지 주요 문제
1. 정보 과부하
현대 기업에서 회의는 끝없는 연속입니다. A 프로젝트 킥오프, B팀 주간 미팅, C고객사 미팅... 하루가 회의의 연속으로 채워집니다.
2019년 Harvard Business Review의 연구에 따르면, 중간 관리자급 이상은 주당 평균 23시간을 회의에 할애한다고 합니다. 더 놀라운 것은, 임원급은 이보다 더 많은 시간인 주당 28시간을 회의에 사용한다는 점입니다. 이는 전체 근무 시간의 70%에 달하는 수치입니다.
문제는 이렇게 많은 회의에서 쏟아지는 정보를 어떻게 효과적으로 기억하고 처리할 수 있느냐는 것입니다. 인간의 기억력과 정보 처리 능력에는 한계가 있어, 중요한 정보가 누락되거나 왜곡될 위험이 항상 존재합니다.
2. 비효율적인 회의록
"아, 회의록 작성은 누가 맡았죠?" 이 말, 익숙하지 않으신가요?
대부분의 회의에서 누군가는 '희생양'이 되어 회의록을 작성합니다. 주로 신입사원이나 직급이 낮은 직원이 이 역할을 맡게 되죠. 하지만 이런 수동 회의록에는 여러 문제가 있습니다.
불완전합니다. 회의록 작성자도 회의에 참여해야 하기 때문에, 모든 내용을 빠짐없이 기록하기 어렵습니다.
주관적입니다. 작성자의 관점과 이해도에 따라 같은 내용도 다르게 해석될 수 있습니다.
검색과 활용이 어렵습니다. 대부분의 회의록은 구조화되지 않은 형태로 저장되어, 나중에 특정 정보를 찾아내기가 매우 힘듭니다.
2018년 Atlassian의 조사에 따르면, 직원들은 평균적으로 일주일에 31시간을 비생산적인 회의에 소비하며, 이 중 상당 부분이 부실한 회의록 때문이라고 합니다.
3. Follow-up 부재
"다음 주까지 보고서 준비해주세요." 이 말을 듣고 정말 다음 주에 보고서를 제출하는 사람이 얼마나 될까요?
회의에서 나온 액션 아이템들이 제대로 실행되지 않는 경우가 너무나 많습니다. 2020년 Asana의 연구에 따르면, 직원들은 할당된 작업의 약 26%를 기한 내에 완료하지 못하는 것으로 나타났습니다.
이는 회의에서 결정된 사항들이 제대로 실행되지 않는다는 것을 의미합니다. 원인은 단순히 개인의 책임감 문제가 아닙니다. 더 큰 문제는 체계적인 후속 조치 시스템의 부재입니다.
회의 중 결정된 사항들이 명확히 기록되지 않고, 책임자가 지정되지 않으며, 마감일이 설정되지 않는 경우가 많습니다. 이로 인해 중요한 업무들이 '잊혀지는' 것입니다.
4. 지식의 사일로화
A팀에서 고민하고 해결한 문제를, B팀에서 다시 고민하고 있는 상황, 너무 흔하지 않나요? 이는 팀 간 지식 공유가 제대로 이루어지지 않기 때문입니다.
2020년 맥킨지 보고서에 따르면, 대기업 직원들은 업무 시간의 20%를 '이미 회사 내 어딘가에 존재하는 정보'를 찾는 데 사용한다고 합니다. 이는 연간 수백만 달러의 생산성 손실을 의미합니다. 문제는 단순히 정보 공유의 부재가 아닙니다. 존재하는 정보를 찾기 어렵게 만드는 비효율적인 지식 관리 시스템, 부서 간 소통을 가로막는 조직 문화, 그리고 '내가 알고 있는 것이 힘'이라는 잘못된 인식 등이 복합적으로 작용합니다.
결과적으로, 기업은 같은 문제를 반복해서 해결하느라 귀중한 시간과 리소스를 낭비하게 됩니다.
5. 의사결정의 비일관성
"지난번 회의에서는 A로 결정했는데, 이번에는 왜 B로 바뀌었죠?" 이런 질문을 자주 듣는다면, 당신의 회사는 심각한 의사결정 일관성 문제를 겪고 있는 것입니다.
회의 내용이 제대로 기록되고 공유되지 않으면, 일관된 의사결정이 어려워집니다.
2021년 프로젝트 관리 연구소(PMI)의 보고서에 따르면, 프로젝트 실패의 30%가 부실한 의사소통과 불명확한 의사결정 때문이라고 합니다. 이는 단순히 혼란을 야기하는 것을 넘어 심각한 비즈니스 영향을 미칩니다. 프로젝트 지연, 리소스 낭비, 팀 사기 저하는 물론이고, 최악의 경우 전략적 방향성의 상실로 이어질 수 있습니다. 특히 빠르게 변화하는 현대 비즈니스 환경에서, 일관되고 신속한 의사결정은 기업의 생존과 직결되는 문제입니다.
이런 문제들로 인해, 많은 기업들이 '회의를 위한 회의'의 악순환에 빠져있습니다. 2021년 Korn Ferry 설문에 따르면, 임원의 67%가 불필요한 회의로 인해 더 중요한 업무를 못하고 있다고 답했습니다.
AI 회의록: 엔터프라이즈 내부회의 자산화
앞서 언급한 문제들을 해결하기 위해, 많은 기업들이 AI 회의록 솔루션을 도입하고 있습니다. 회의는 필요하지만, 때로는 큰 부담이 되기도 합니다.
콜라보(Callabo)는 이런 고민을 해결하기 위해 만들어졌습니다. 단순히 회의를 기록하는 것을 넘어, 회의에서 나온 아이디어와 결정사항을 팀 전체의 자산으로 만들어주는 도구입니다. 어떻게 이런 일들이 가능한지 자세히 살펴보겠습니다.
1. 모든 대화를 놓치지 않고 기록하기 - 음성 텍스트 변환(STT)
한 시간 동안의 미팅에서 사람의 집중력이란 얼마나 유지될 수 있을까요? 중요한 미팅 내용을 메모하느라 정작 논의에 집중하지 못하는 경험, 한 번쯤은 해보셨을 것입니다.
콜라보는 Zoom, Google Meet, MS Teams 등 주요 화상회의 플랫폼과 완벽하게 연동됩니다. 캘린더에 회의 링크만 있다면 자동으로 참여해서 녹화를 시작하죠. 오프라인 미팅도 모바일 앱을 통해 쉽게 녹음할 수 있습니다.
특히 화자분리 정확도가 뛰어나, 누가 어떤 의견을 냈는지 정확하게 구분할 수 있습니다. 이는 나중에 특정 논의 사항을 찾아볼 때 매우 유용합니다.
2. 긴 회의 내용을 쉽게 파악하기 - 차별화된 문단별 요약
2시간 동안 진행된 회의록을 누가 처음부터 끝까지 읽어볼까요? 콜라보는 긴 회의 내용을 3-6개의 핵심 문단으로 압축해서 보여줍니다. 단순한 목차 나열이 아닌, 회의의 흐름과 맥락을 살린 스토리텔링 방식의 요약을 통해 정보를 내부 구성원이 더 쉽게 접근 가능하도록 만들었습니다.
한 예로, 마케팅 팀에서 새 캠페인에 대해 긴 회의를 했다고 가정해봅시다. 개발팀은 이 회의의 모든 세부사항을 알 필요는 없지만, 주요 결정사항은 알아야 합니다. 콜라보의 요약 기능을 사용하면 개발팀은 빠르게 필요한 정보만 파악할 수 있습니다.
더 중요한 것은 미팅 유형에 따른 맞춤형 요약입니다. 내부 미팅인지, 외부 세일즈 미팅인지를 자동으로 판별하여 각각에 최적화된 요약을 제공합니다. 예를 들어 세일즈 미팅에서는 고객의 니즈와 핵심 요구사항을, 내부 미팅에서는 주요 의사결정 사항과 다음 액션 아이템을 중심으로 요약이 생성됩니다.
3. 팀 전체가 정보를 쉽게 찾고 공유하기 - 라벨링 기능
회의에서 나온 정보를 나중에 찾으려면 어떻게 해야 할까요? 콜라보는 모든 회의 내용을 검색 가능한 형태로 저장합니다. 이는 마치 회사 전체의 '구글' 같은 역할을 합니다.
예를 들어, 6개월 전 특정 고객에 대해 논의한 내용을 찾아야 한다면, 관련 키워드로 쉽게 검색할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 정보가 특정 개인이나 팀에 묶여 있지 않고, 필요한 모든 사람이 접근할 수 있게 됩니다.
특히 라벨링 기능을 통해 프로젝트별, 미팅 유형별로 체계적인 관리가 가능합니다. 통합 검색 기능으로는 모든 회의록에서 원하는 정보를 즉시 찾아낼 수 있어, 과거의 논의 사항을 빠르게 확인할 수 있습니다.
4. 결정사항을 행동으로 옮기기 - 액션 아이템 추출
회의에서 결정된 사항들이 실제 행동으로 이어지도록 만드는 것이 중요합니다. 콜라보는 AI를 활용해 회의 중 언급된 모든 Action Item을 자동으로 추출하며, 이를 Slack 등 협업툴로 자동 전송합니다.
원클릭 회의록 복사 기능을 통해 Notion이나 Confluence 등 기존 협업툴에도 쉽게 내용을 옮길 수 있어, 팀의 기존 업무 프로세스를 그대로 유지하면서도 더 효율적으로 일할 수 있습니다.
5. 자주 사용하는 업무 도구와의 연결 - 다양한 협업툴과의 연동
우리는 이미 Slack이나 Microsoft Teams 같은 도구를 일상적으로 사용하고 있습니다. 콜라보는 이런 도구들과 자연스럽게 연동됩니다.
예를 들어, 중요한 회의가 끝나면 회의의 요약본이 자동으로 관련 Slack 채널에 공유될 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 내용이 필요한 모든 사람에게 빠르게 전달되고, 후속 논의도 더 쉽게 이어갈 수 있습니다.
6. 과거의 결정을 이해하고 더 나은 결정 내리기
왜 특정 결정을 내렸는지 기억나지 않을 때가 있습니다. 콜라보는 모든 회의 내용을 시간 순서대로 저장하기 때문에, 과거의 결정이 어떤 맥락에서 이루어졌는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
이는 특히 장기 프로젝트에서 유용합니다. 예를 들어, 1년 전에 특정 기술 스택을 선택한 이유를 지금 와서 다시 검토해야 할 때, 콜라보를 통해 당시의 논의 내용을 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 이를 통해 과거의 실수를 반복하지 않고, 좋았던 결정은 계속 발전시켜 나갈 수 있습니다.
결론
CS 상담 내역이 회사의 중요한 자산으로 관리되는 것처럼, 이제는 비즈니스 미팅도 체계적으로 관리되어야 할 때입니다. 콜라보는 단순히 회의를 기록하는 것을 넘어, 그 기록을 실제로 활용 가능한 비즈니스 자산으로 변화시킵니다.
회의 내용이 남지 않고 있거나, 무의미한 회의가 많다고 느끼시나요? 이제 콜라보를 통해 회의를 자동으로 기록하고, 회사 자산으로 남겨보세요.
