Callabo 팀원 관리하기: 초대·역할·팀 설정 가이드

Callabo 팀원 관리 화면에서는 워크스페이스 사용자를 초대하고, 업무에 필요한 역할과 권한을 배정하며, 팀 단위로 멤버와 미팅 접근 범위를 관리할 수 있습니다. 현재 제품은 단순한 관리자·일반 사용자 구분보다 세분화된 기본 역할, 추가 역할, 커스텀 역할을 사용합니다.

사용자 초대·비활성화·역할 변경에는 사용자 관리 권한이 필요합니다. 팀 생성과 수정, 팀 멤버 관리, 커스텀 역할 관리는 각각 별도 권한과 계약 조건을 가질 수 있으므로 버튼이 보이지 않으면 현재 역할의 권한을 먼저 확인하세요.

현재 역할 구조 이해하기

Callabo의 워크스페이스 역할은 기본 역할 1개와 필요한 경우 여러 추가 역할을 조합합니다. 현재 UI의 정확한 명칭은 다음과 같습니다.

기본 역할

현재 워크스페이스 기본 역할에는 Owner, Member, Guest라는 이름을 사용하지 않습니다. 문서나 사내 매뉴얼에서도 화면에 표시되는 워크스페이스 관리자, 미팅 기록자, 뷰어를 그대로 쓰는 것이 좋습니다.

추가 역할과 커스텀 역할

기본 역할 위에 팀 관리자, 미팅 관리자, 결제 관리자 같은 시스템 역할을 추가할 수 있습니다. 지원되는 계약에서는 역할 관리 화면에서 이름·설명·권한을 직접 선택한 커스텀 역할도 만들 수 있습니다.

뷰어 또는 비활성화 상태에서는 추가 역할을 함께 부여할 수 없습니다. 권한 이름만 보고 판단하지 말고 역할별 권한 자세히 보기에서 사용자 관리, 워크스페이스 설정, 미팅 열람·삭제·외부 공유, 연동, 감사로그 등 실제 허용 범위를 확인하세요.

워크스페이스에 사용자 초대하기

1. 대상 워크스페이스의 사이드바에서 멤버를 선택합니다.

2. 사용자 초대를 선택합니다.

3. 초대할 이메일 주소를 입력합니다.

4. 각 사용자에게 기본 역할 1개와 필요한 추가 역할을 지정합니다.

5. 사용 가능한 라이선스와 뷰어 한도를 확인한 뒤 초대하기를 선택합니다.

한 번에 직접 입력하는 초대는 최대 10명입니다. 이미 워크스페이스 멤버인 이메일, 같은 입력에 중복된 이메일, 형식이 잘못된 주소는 오류로 표시됩니다.

이미 Callabo 계정이 있는 사용자는 워크스페이스에 바로 추가될 수 있습니다. 아직 가입하지 않은 사용자는 초대 중 목록에 나타나며 이메일의 가입 안내를 완료해야 활성 멤버가 됩니다.

CSV로 여러 명 초대하기

10명 이상이라면 초대 창에서 CSV 파일 업로드를 사용하세요.

1. CSV 샘플 파일 다운로드를 선택합니다.

2. 샘플의 열 구조를 유지해 이메일과 역할 정보를 입력합니다.

3. CSV를 업로드하고 중복·형식·역할 오류를 확인합니다.

4. 유효한 행 수와 필요한 라이선스를 검토한 뒤 초대를 전송합니다.

현재 UI는 200명을 넘는 항목을 초대하지 않으며, 오류가 있는 행은 제외할 수 있습니다. 대량 초대 전에는 사용 가능한 녹화 라이선스와 뷰어 한도를 먼저 확인하세요.

초대와 참여 요청 관리하기

멤버 화면은 현재 활성 사용자, 초대 중, 참여 요청, 비활성 사용자 상태를 구분합니다. 볼 수 있는 탭과 처리 버튼은 권한에 따라 달라집니다.

초대 중인 사용자

• 초대 메일을 받지 못한 사용자에게 다시 전송할 수 있습니다.

• 잘못 보낸 초대는 수락 전에 취소할 수 있습니다.

• 만료·거절·취소·실패 상태를 구분해 확인하세요.

참여 요청

워크스페이스 도메인을 보고 가입 과정에서 참여를 요청한 사용자는 참여 요청에 표시될 수 있습니다. 이메일과 소속을 내부 기준으로 확인한 뒤 수락하거나 거절하세요. 모르는 사용자를 도메인만 보고 승인하지 않는 것이 좋습니다.

멤버 역할 변경하기

1. 멤버의 활성 사용자 목록에서 대상 사용자를 찾습니다.

2. 행 오른쪽의 더보기 메뉴를 엽니다.

3. 역할 변경을 선택합니다.

4. 기본 역할과 추가 역할을 조정합니다.

5. 라이선스와 권한 경고를 확인한 뒤 변경합니다.

워크스페이스 관리자나 미팅 기록자로 바꾸면 녹화 라이선스가 필요합니다. 사용 가능한 좌석이 없으면 역할 변경을 완료할 수 없습니다. 반대로 미팅 기록자 이상에서 뷰어로 바꾸면 해당 사용자의 모든 팀 역할도 뷰어로 변경됩니다.

권한 체계가 관리 공백을 만들지 않도록 일부 핵심 권한은 최소 한 명에게 남아 있어야 합니다. 마지막 권한 보유자의 역할을 바꿀 때 오류가 표시되면 대체 담당자에게 권한을 먼저 배정하세요.

커스텀 역할 관리하기

역할 관리에서는 시스템 역할별 권한과 할당 인원을 보고, 지원되는 계약과 권한이 있으면 커스텀 역할을 생성·편집·삭제할 수 있습니다.

• 역할에는 권한을 1개 이상 선택해야 합니다.

• 같은 이름의 역할은 만들 수 없습니다.

• 사용자에게 할당된 커스텀 역할은 먼저 다른 역할로 옮긴 뒤 삭제해야 합니다.

• 시스템 역할은 권한 구성을 조회할 수 있지만 커스텀 역할처럼 삭제하지 않습니다.

사용자를 비활성화하거나 다시 활성화하기

현재 멤버 관리에서는 사용자를 즉시 영구 삭제하는 대신 비활성화합니다.

1. 활성 사용자 행의 더보기 메뉴에서 비활성화를 선택합니다.

2. 해당 사용자가 모든 팀에서 빠지고 역할이 뷰어로 고정된다는 경고를 확인합니다.

3. 비활성화를 완료하면 사용자는 워크스페이스에 접근할 수 없고 비활성 사용자 탭으로 이동합니다.

다시 접근이 필요하면 비활성 사용자 탭에서 활성화를 선택한 뒤 적절한 역할과 팀을 다시 지정하세요. 미팅 소유권, 자동화, 담당자 필드처럼 해당 멤버를 참조하는 업무가 있다면 비활성화 전에 대체 담당자를 정해야 합니다.

팀 만들고 팀원을 관리하기

팀 기능을 사용할 수 있는 계약과 팀 관리 권한이 있다면 워크스페이스 안에 팀을 만들 수 있습니다.

1. 사이드바에서 팀 목록을 엽니다.

2. 팀 만들기를 선택합니다.

3. 팀 이름과 필요한 경우 대표 메일을 입력합니다.

4. 팀을 만든 뒤 더보기 메뉴에서 멤버 화면을 엽니다.

5. 팀원 추가로 워크스페이스의 기존 멤버를 선택하고 팀 역할을 지정합니다.

팀 기본 역할은 팀장, 편집자, 뷰어이며 팀 미팅 관리자 같은 추가 역할을 부여할 수 있습니다. 팀장 또는 편집자로 지정하려면 해당 사용자의 워크스페이스 기본 역할이 미팅 기록자 이상이어야 합니다.

팀 대표 메일의 현재 동작

팀 대표 메일은 캘린더 참석자에 포함된 그룹 주소와 팀을 연결하는 데 사용됩니다. 현재 서버에서는 일정 참석자 이메일이 팀 대표 메일과 일치하면 생성된 미팅의 소속·접근 팀을 계산할 때 해당 팀을 포함합니다.

이전 가이드와 달리 팀 대표 메일 등록만으로 레코더봇 자동 참여가 보장된다고 안내하지 않습니다. 자동 기록은 캘린더 연동과 초기 설정에서 일정별 기록 설정을 함께 확인하세요. 미팅 열람 범위는 워크스페이스 설정 가이드의 기본 공개 범위와 팀 정책도 영향을 줍니다.

지금 멤버 구성을 점검하세요

활성 사용자, 초대 중, 참여 요청, 비활성 사용자를 차례로 확인하고 각 사용자가 실제 업무에 필요한 최소 권한만 갖도록 정리하세요. 녹화가 필요한 사람에게만 녹화 라이선스 역할을 배정하고, 결제·보안·전체 미팅 열람 같은 추가 역할은 담당 범위에 맞게 분리하는 것이 좋습니다.

지금 Callabo 시작하기

초대·역할 변경이 막히면 오류 문구, 대상 사용자의 현재·변경 역할, 남은 라이선스 수를 정리해 채널톡 또는 support@callabo.ai로 문의하세요. 멤버 CSV나 화면을 보낼 때는 다른 사용자의 이메일과 역할 정보를 가려주세요.