1. 팀원 관리하기
워크스페이스에 사용자를 추가하거나 삭제 및 권한을 변경하는 것은 워크스페이스 역할 중 ‘워크스페이스 관리자’ 권한을 가진 사용자만 가능합니다.
1) 워크스페이스에 사용자 추가하기
워크스페이스에 사용자를 추가하기 위해서는, 콜라보 접속 후 좌측 ‘멤버’ 탭을 클릭한 후, 초대할 사용자의 이메일 주소를 입력하여 팀원을 추가하실 수 있습니다.
먼저 생성된 워크스페이스 좌측 상단의 ‘워크스페이스 > 팀 관리’ 클릭 후, ‘사용자 초대’ 를 클릭합니다.
이후 초대할 팀원의 이메일 주소를 입력 후, 우측 하단 ‘초대하기’ 버튼을 클릭합니다.
초대할 사용자별로 권한을 지정해 초대할 수 있으며, 우측 + 버튼을 클릭해 여러 명의 사용자를 한번에 초대할 수 있습니다.
초대할 사용자가 많다면, 우측 상단 ‘CSV 파일 업로드’ 버튼을 클릭해, CSV 파일을 통해 사용자를 대량으로 초대할 수 있습니다.
초대받은 팀원은 상단과 같이 초대장 이메일을 받게 되며, ‘가입하러 가기’ 를 클릭하여 콜라보 계정을 생성 후 워크스페이스에 들어오실 수 있습니다.
2) 팀원 권한 수정하기
워크스페이스 사용자의 권한을 변경하는 것은 워크스페이스 역할 중 ‘워크스페이스 관리자’ 권한을 가진 사용자만 가능합니다.
콜라보 로그인 후, ‘사용자’ 탭에서 워크스페이스에 초대된 사용자의 권한을 변경하실 수 있습니다.
위 스크린샷처럼, 팀원의 권한을 변경하기 위해서는 변경할 팀원의 우측 ‘…’ 버튼을 클릭하여 권한을 변경하실 수 있습니다.
‘역할별 권한 자세히 보기’ 를 클릭해 각 권한별로 제공되는 기능을 확인할 수 있습니다.
‘워크스페이스 관리자’ 혹은 ‘미팅 기록자’ 권한을 주기 위해서는 반드시 유료 라이센스가 필요합니다.
예시)
- 워크스페이스 관리자 1명 + 미팅 기록자 4명을 지정할 경우 총 5개 라이센스 구매 필요
3) 사용자 삭제하기
사용자의 삭제도 권한 변경과 동일하게, ‘사용자’ 탭 내에서 우측 ‘…’ 버튼을 클릭하여 팀원을 삭제하실 수 있습니다.
‘…’ 버튼을 클릭 후, ‘비활성화’를 클릭하면 팀원이 워크스페이스에 더 이상 접근할 수 없게 됩니다.
4) 워크스페이스에 팀 추가하기
콜라보 워크스페이스에 별도의 팀을 생성하여, 팀별로 콜라보에 저장된 미팅 조회 권한을 다르게 부여할 수 있습니다.
위 스크린샷처럼 새롭게 생성할 팀명 입력 및 팀원 추가 후 ‘팀 만들기’ 버튼을 클릭하면 아래와 같이 워크스페이스 내에 팀이 생성됩니다.
팀 대표 메일 설정이란?
팀별로 그룹 메일(예시 : Callabo@rtzr.ai) 을 사용하는 경우, 팀에서 사용하는 그룹 메일 주소를 ‘팀 대표 메일’로 등록해놓으면, 연동한 캘린더의 일정 중 그룹 메일 주소가 참여자로 등록된 경우 해당 미팅을 자동으로 콜라보 레코더를 통해 저장하고 요약할 수 있는 기능입니다.
팀을 생성한 후, 해당 팀의 우측 … 버튼을 클릭 후 ‘멤버’ 버튼을 클릭하면 아래 화면처럼 해당 팀에 소속된 사용자를 확인할 수 있으며, ‘팀원 추가’ 버튼을 클릭해 해당 팀에 팀원을 추가할 수 있습니다.
