Callabo Zapier 연동하기: New Record 트리거 설정 가이드

Callabo Zapier 연동을 사용하면 미팅 인사이트 생성이 완료된 뒤 Zapier의 다른 앱으로 제목, 일정, 참석자, 요약, 액션 아이템과 Callabo 링크를 전달할 수 있습니다. 예를 들어 Callabo의 새 미팅을 Notion 데이터베이스, Google Sheets, CRM이나 업무 관리 도구에 자동으로 기록할 수 있습니다.

현재 Zapier에 공개된 Callabo 앱은 New Record라는 instant trigger를 제공합니다. Callabo를 Zap의 action으로 사용해 미팅을 생성·수정하는 기능은 제공하지 않습니다. 실제 지원 상태는 Zapier의 Callabo 앱 페이지에서 확인할 수 있습니다.

Callabo Zapier 연동 구조 이해하기

Zap은 trigger와 action으로 구성됩니다.

Callabo New Record trigger
        ↓
Zapier의 filter·formatter 같은 중간 단계
        ↓
Notion·Slack·Google Sheets·CRM 등의 action

Callabo 쪽 trigger는 녹음이 시작되거나 빈 미팅 record가 만들어지는 즉시 실행되지 않습니다. 현재 서버는 미팅 인사이트 생성 이벤트에서 Zapier webhook을 호출하므로, 전사·요약 처리가 끝난 뒤 데이터가 전달됩니다.

재전사로 인사이트가 다시 생성되면 같은 미팅이 다시 전달될 수 있습니다. 후속 action이 새 항목을 매번 만드는 방식이라면 중복이 생길 수 있으므로 link와 language_changed 필드를 사용해 기존 항목을 찾거나 filter를 추가하세요.

Zapier 연동은 연결한 API key 소유자의 Callabo 접근 권한을 따릅니다. sample과 실제 trigger 모두 그 사용자가 접근할 수 있는 미팅만 대상으로 합니다.

Callabo에서 개인용 Zapier API key 발급하기

1. Callabo에서 Zap을 연결할 워크스페이스를 엽니다.

2. 왼쪽 메뉴의 Automation으로 이동합니다.

3. Zapier 카드에서 관리하기를 선택합니다.

4. 개인용 Zapier API key 창에서 생성을 선택합니다.

5. 표시된 key를 복사해 곧바로 Zapier의 Callabo account 연결에 사용합니다.

API key는 사용자와 현재 워크스페이스 조합에 귀속됩니다. 같은 사용자가 다른 Callabo 워크스페이스를 연결하려면 해당 워크스페이스에서 별도의 key를 관리합니다. key를 가진 사람은 연결 사용자가 접근할 수 있는 미팅 데이터를 Zapier로 받을 수 있으므로 비밀번호처럼 보관하세요.

Zapier 관리 버튼을 사용하려면 연동으로 공유 permission이 필요합니다. Automation 메뉴와 기능은 계약에 따라 제한될 수 있습니다. 버튼이 차단되면 워크스페이스 관리자에게 권한과 사용 가능 기능을 확인해 달라고 요청하세요. 역할 구성은 팀원 관리 가이드를 참고할 수 있습니다.

Zapier에서 Callabo New Record 트리거 연결하기

1. Zapier에서 새 Zap을 만듭니다.

2. trigger 앱으로 Callabo를 검색해 선택합니다.

3. trigger event로 New Record를 선택합니다.

4. Callabo account 연결 단계에서 Sign in을 선택합니다.

5. Callabo에서 복사한 Zapier API key를 입력합니다.

6. 연결 확인 화면에 대상 Callabo workspace와 사용자 email이 맞는지 확인합니다.

7. Format에서 Markdown 또는 HTML을 선택합니다.

8. 설정을 저장하고 trigger 테스트 단계로 이동합니다.

Markdown은 Notion 문서 본문, Slack 메시지, 텍스트 기반 도구로 인사이트를 보낼 때 다루기 쉽습니다. HTML을 그대로 표시하거나 변환할 수 있는 action이라면 HTML을 선택할 수 있습니다. 목적지 앱의 입력 형식과 일치시키세요.

Callabo 앱은 API key를 X-API-KEY 인증 값으로 사용합니다. 실제 key를 Zap 이름, 설명, screenshot, task history 메모나 공유 문서에 적지 마세요.

New Record에서 전달되는 필드 확인하기

현재 trigger payload에는 다음 데이터가 포함됩니다.

이전 가이드처럼 일정 필드를 Zoom·Google Meet 미팅에만 한정할 필요는 없습니다. 현재는 Callabo record에 캘린더 event가 연결돼 있으면 provider와 관계없이 event가 포함되고, 모바일·파일 업로드처럼 일정이 없는 녹음에서는 event가 비어 있습니다.

인사이트에는 기존 summary, takeaway, action_item, action_item_ts, keyword, date_time, toc뿐 아니라 워크스페이스의 custom insight 유형도 포함될 수 있습니다. Zap action을 만들 때 sample에 나타난 필드만 영구적으로 고정됐다고 가정하지 말고, 필요한 값이 비어 있을 때의 fallback을 설정하세요.

워크스페이스의 민감정보 마스킹 정책이 Zapier 전송에 적용되면 제목, 참석자, 사용자 정보와 인사이트가 마스킹된 값으로 전달될 수 있습니다.

Trigger 테스트 데이터 확인하기

Test trigger를 실행하면 Callabo가 API key 소유자에게 접근 가능한 최신 미팅 가운데 최대 5개를 sample 후보로 반환합니다. 테스트 전에 다음을 준비하세요.

• 전사와 인사이트 생성이 완료된 미팅

• 연결한 사용자가 실제로 열 수 있는 미팅

• calendar event가 있는 sample 한 개와 없는 sample 한 개

• summary·action item·custom insight 등 매핑할 값이 들어 있는 미팅

sample을 선택한 뒤 다음 항목을 확인합니다.

1. title과 link가 같은 Callabo 미팅을 가리키는지 확인합니다.

2. event가 없는 sample에서도 action 설정이 실패하지 않는지 확인합니다.

3. rec_date의 timezone과 목적지 앱의 날짜·시간 해석을 확인합니다.

4. 선택한 Format에서 insight 줄바꿈과 목록이 원하는 형태인지 확인합니다.

5. 실제 고객명, 이메일과 대화 내용이 Zapier task history에 남아도 되는 범위인지 확인합니다.

sample이 비어 있으면 API key, workspace와 미팅 접근 권한을 먼저 확인하세요. 새 미팅이 하나도 없다는 뜻으로만 해석하면 안 됩니다. 미팅 공개 범위와 접근 조건은 미팅 관리 가이드를 참고하세요.

Notion에 미팅 정보를 저장하는 Action 만들기

아래는 destination으로 Notion을 사용하는 예시입니다. Zapier와 Notion의 action 이름은 버전에 따라 바뀔 수 있으며, 현재 화면에서는 새 database/data source 항목을 만드는 action을 선택합니다.

1. action 단계에서 Notion을 검색해 선택합니다.

2. 새 항목을 만드는 event를 선택합니다. 현재 Zapier에서는 Create Data Source Item이 표시될 수 있습니다.

3. Notion account를 연결하고 대상 data source를 선택합니다.

4. 제목 property에 Callabo title을 매핑합니다.

5. Callabo URL property에 link를 매핑합니다.

6. 날짜 property에는 event.start와 event.end를 우선 사용합니다.

7. event가 없는 경우를 위해 rec_date fallback을 구성합니다.

8. 본문 또는 텍스트 property에 필요한 insights 필드를 매핑합니다.

9. action 테스트를 실행해 Notion에 만들어진 실제 항목을 확인합니다.

Format에서 Markdown을 골랐다면 destination이 Markdown을 해석하는지 확인하세요. Notion의 property 유형에 따라 Markdown이 서식이 아니라 일반 텍스트로 들어갈 수 있으므로, 긴 회의록은 rich text 길이와 줄바꿈도 시험해야 합니다.

새 항목 생성 대신 기존 미팅을 갱신해야 한다면 link를 고유 키처럼 사용해 먼저 검색하고, 있으면 update·없으면 create하는 흐름을 구성하세요. 이는 재전사와 Zap 재실행으로 인한 중복을 줄이는 데 도움이 됩니다.

Zap 게시·운영과 API key 관리하기

Zap 게시 전 end-to-end 테스트하기

1. trigger와 모든 action의 개별 테스트를 완료합니다.

2. Zap을 게시하기 전 filter와 fallback을 다시 확인합니다.

3. 새 Callabo 테스트 미팅을 만들고 전사·인사이트 생성 완료까지 기다립니다.

4. Zapier의 run history에서 New Record가 실행됐는지 확인합니다.

5. destination에 제목, 링크, 날짜와 인사이트가 예상대로 저장됐는지 확인합니다.

6. 같은 미팅을 재전사해 중복 생성 또는 update 동작을 확인합니다.

7. private·team·workspace 범위의 test record로 API key 소유자의 접근 범위를 확인합니다.

8. 문제가 없다면 Zap을 켜고 첫 운영 실행을 모니터링합니다.

외부 action은 한 번 실행되면 되돌리기 어려울 수 있습니다. 초기에는 테스트용 database·channel을 사용하고, 운영 destination으로 바꾸기 전에 필터와 권한을 검토하세요.

Zapier API key 갱신·삭제하기

API key 갱신하기

1. Callabo Automation > Zapier > 관리하기를 엽니다.

2. 갱신을 선택하고 확인합니다.

3. 새 key를 복사해 Zapier의 Callabo account connection을 업데이트합니다.

4. Test trigger와 실제 end-to-end 실행을 다시 확인합니다.

갱신하면 기존 key로 새 인증 요청을 할 수 없습니다. 연결이 즉시 모두 끊겼다고 가정하지 말고, Zapier에 저장된 account를 새 key로 교체하고 각 Zap의 상태를 직접 확인하세요.

API key 삭제하기

1. Automation > Zapier > 관리하기에서 삭제를 선택합니다.

2. 복구할 수 없다는 안내를 확인하고 삭제합니다.

3. Zapier에서 연결된 Callabo account와 관련 Zap을 끄거나 삭제합니다.

4. 목적지에 이미 생성된 데이터는 별도로 정리합니다.

Callabo에서 API key를 삭제하면 그 key에 연결된 webhook 구독도 삭제됩니다. 이미 다른 앱에 전달된 데이터까지 회수되지는 않습니다.

Callabo Zapier 연동 오류 해결하기

API key 인증이 실패할 때

• 올바른 Callabo 워크스페이스에서 발급한 key인지 확인합니다.

• 앞뒤 공백이나 줄바꿈을 제거합니다.

• key가 갱신·삭제되지 않았는지 Callabo에서 확인합니다.

• key 소유자가 워크스페이스에서 비활성화되지 않았는지 확인합니다.

• 실제 key를 문의 내용에 포함하지 않습니다.

Test trigger에 sample이 없을 때

• key 소유자가 Callabo에서 최근 미팅을 열 수 있는지 확인합니다.

• 전사와 인사이트 생성이 완료된 미팅을 준비합니다.

• 다른 workspace의 key를 연결하지 않았는지 account의 workspace 표시를 확인합니다.

• Zapier account connection을 다시 인증한 뒤 테스트합니다.

Zap을 켰지만 새 데이터가 오지 않을 때

• Callabo 미팅의 인사이트 생성이 완료됐는지 확인합니다.

• Zap이 게시·활성 상태인지와 run history를 확인합니다.

• key 소유자가 해당 미팅에 접근 가능한지 확인합니다.

• API key를 갱신했다면 Zapier account connection도 업데이트합니다.

• destination action 오류와 필수 field 누락을 확인합니다.

날짜나 인사이트 형식이 깨질 때

• event가 없는 녹음에는 rec_date fallback을 사용합니다.

• Zapier Formatter로 timezone과 날짜 형식을 명시적으로 변환합니다.

• Markdown·HTML 중 destination이 처리할 수 있는 Format을 선택합니다.

• 값이 없는 insight field는 빈 문자열 또는 조건부 step으로 처리합니다.

지금 Callabo 시작하기

Zapier 문의 시 API key, 전체 payload나 고객 데이터를 보내지 마세요. Callabo workspace, Zap ID, 실행 시각, 미팅 ID, 선택한 Format과 오류 문구만 정리해 채널톡 또는 support@callabo.ai로 문의하세요.